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Datenschutzerklärung

Stand: 19. September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Dienstes „Dok24 Dokumentenmanager" (app.dok24.eu).

1. Verantwortlicher

NEBO eG, Fichtenweg 19, 76356 Weingarten, Deutschland
Vertreten durch: Vorstand: Miray Uzuner
E-Mail: info@nebo-eg.de

Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zwingend erforderlich und wurde nicht benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@nebo-eg.de.

2. Zwei Rollen: Konto-Daten vs. hochgeladene Dokumente

Wir unterscheiden klar zwischen zwei Arten von Daten:

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

4. Speicherort und Sicherheit

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter)

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge bestehen bzw. geschlossen werden. Erfolgt eine Übermittlung in ein Drittland (z. B. USA), geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien (insb. EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO):

Eine stets aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des AVV.

6. Übergabe eines Vorgangs an RechtKlar24

Zu einer Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste können Sie den Dienst RechtKlar24 (rechtklar24.de) hinzuziehen. Betreiberin beider Dienste ist dieselbe Stelle, die Rollen unterscheiden sich aber: Für Ihre hochgeladenen Dokumente sind wir hier Auftragsverarbeiter, bei RechtKlar24 werden wir auf Grundlage eines eigenen Vertrags mit Ihnen tätig und sind dort selbst Verantwortliche. Für diesen Dienst gilt dann dessen eigene Datenschutzerklärung.

Ohne Ihren Klick geschieht nichts. Erst wenn Sie in der Aufgabenliste auf „RechtKlar24" drücken, entsteht eine Übergabe, und sie gilt für genau diesen einen Vorgang.

Bevor Sie absenden, zeigt Ihnen das Formular bei RechtKlar24, was aus Ihrer Ablage übernommen wurde. Sie können dort alles ändern oder abbrechen. Enthält das Dokument Daten anderer Personen, prüfen Sie bitte vor dem Absenden, ob Sie diese weitergeben dürfen.

6a. DOK24 Steuererklärung

Mit der DOK24 Steuererklärung stellen Sie die Unterlagen für Ihre Einkommensteuererklärung zusammen. Auf Schritt 5 wählen Sie, ob Sie die Erklärung mit einer Vorlage von uns selbst in ELSTER eintragen und absenden oder ob die Kanzlei LTC Legal & Tax Company Rechtsanwaltsgesellschaft mbH sie erstellt. Für die Verarbeitung in dieser Strecke ist die NEBO eG selbst Verantwortliche, nicht Auftragsverarbeiterin wie bei Ihrer Ablage. Die Belege, die Sie dafür hochladen, liegen in Ihrer Ablage. Für sie gelten die Abschnitte 2 bis 5 weiter.

Welche Daten

Wir verarbeiten Ihre Antworten auf die Fragen zur Lebenslage, Ihre Angaben zur Person, zum Haushalt und zum Arbeitsweg, ob Sie ein ELSTER-Konto haben oder beantragt haben, welche Belege zu welcher Zeile Ihrer Unterlagenliste gehören, die Beträge von diesen Belegen und ihre Summen je Zeile, Ihre Vermerke an den Zeilen, den Weg, den Sie auf Schritt 5 gewählt haben, den Stand Ihrer Bestellung und Ihres Auftrags, Rückfragen der Kanzlei mit Ihren Antworten und, wenn Sie selbst senden, Ihre Vorlage für ELSTER.

Ihre Erklärungen auf den Schritten 1 und 5 speichern wir mit Art, Person, Zeitpunkt, Benutzer und Textstand.

Darunter sind Angaben, die Art. 9 DSGVO besonders schützt: zu Ihrer Gesundheit (etwa Arztrechnungen, ein Grad der Behinderung oder ein Pflegegrad), zu Ihrer Religion (über die Kirchensteuer), zu Ihrer Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft (über den Beitrag) und zu Ihren politischen Meinungen (über Spenden oder Beiträge an Parteien). Sie stehen in Ihren Antworten und in Ihren Unterlagen.

Bei einer gemeinsamen Erklärung verarbeiten wir auch Angaben zu Ihrem Ehepartner. Auf den Unterlagen können Angaben zu Kindern und anderen Personen in Ihrem Haushalt stehen.

Wozu

Wir verwenden diese Daten nur für die Strecke zur Steuererklärung des jeweiligen Jahres: um aus Ihren Antworten die Unterlagenliste zu bilden, Ihnen zu jedem Beleg eine Zeile vorzuschlagen, die Beträge je Zeile zusammenzuzählen, Ihnen zu zeigen, was noch fehlt, Sie daran zu erinnern und, je nach Ihrer Wahl auf Schritt 5, Ihnen eine Vorlage für ELSTER zu erstellen oder alles an die Kanzlei zu übergeben.

Wir berechnen keine Steuer und beurteilen Ihren Fall nicht. Jede Zuordnung und jeder Vorschlag gilt erst, wenn Sie ihn bestätigen. Auch die Vorlage entscheidet nichts: Was Sie in ELSTER eintragen und absenden, bestimmen Sie. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Strecke (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die besonders geschützten Angaben ist es Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie auf Schritt 1 geben, bevor die erste Frage kommt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ohne sie legen wir keine Steuererklärung an und speichern keine Antwort.

Bei einer gemeinsamen Erklärung willigt jeder Ehepartner selbst ein, aus seiner eigenen Anmeldung.

Belegerkennung

Unterlagen, die Sie in der Strecke zu einer Zeile hochladen, die besonders geschützte Angaben betrifft, lassen wir nicht durch die Belegerkennung laufen. Aussteller und Beträge tragen Sie dort selbst ein. Die übrigen Unterlagen, die Sie für die Steuererklärung hochladen, laufen wie jedes Dokument Ihrer Ablage durch die Belegerkennung (Abschnitt 5, Anthropic PBC, USA). Belege, die schon in Ihrer Ablage lagen, hat die Belegerkennung beim Ablegen gelesen.

Vorschläge aus Ihrer Ablage

Auf Schritt 3 zeigen wir Ihnen Belege aus Ihrer Ablage, die noch an keiner Zeile hängen, und schlagen zu jedem eine Zeile vor. Sie bestätigen die Zuordnung.

Auf Schritt 1 fragen wir außerdem, ob wir Ihnen aus den Belegen in Ihrer Ablage auch Antworten vorschlagen sollen. Nur wenn Sie „Ja, vorschlagen“ wählen und in diese Verarbeitung eingewilligt haben, lesen wir dafür, was die Belegerkennung beim Ablegen schon ausgelesen hat: Absender, Bezeichnung und Datum Ihrer Belege. Wir vergleichen das mit festen Stichwörtern und schlagen Ihnen vor, eine Frage mit „Ja“ zu beantworten. Ein „Nein“ schlagen wir nie vor. Für diese Vorschläge schicken wir nichts an einen weiteren Dienst.

Aus der Ablage Ihres Ehepartners schlagen wir erst etwas vor, wenn er selbst eingewilligt hat. Einen Vorschlag bestätigt die Person, aus deren Ablage der Beleg stammt. Wir speichern, was wir vorgeschlagen haben, aus welchen Belegen und wann Sie den Vorschlag bestätigt oder verworfen haben.

Aufgaben und Erinnerung

Haben Sie in diese Verarbeitung eingewilligt, legen wir für jede Unterlage, die auf Ihrer Liste noch fehlt, eine Aufgabe im Taskboard des Bereichs an, für den die Steuererklärung läuft. Das gilt auch, wenn Sie keine Vorschläge wollten. Der Titel der Aufgabe nennt die Unterlage. Trägt sie besonders geschützte Angaben, heißt die Aufgabe nur „eine Unterlage fehlt“. Die Aufgaben sieht, wer in Ihrem Konto auf diesen Bereich zugreifen darf. Ihre Antworten, Angaben und Erklärungen sieht nur, wer für diese Steuererklärung selbst eingewilligt hat.

Kommt der Beleg, oder vermerken Sie, dass es die Unterlage nicht mehr gibt oder dass sie nicht zutrifft, ist die Aufgabe erledigt. Zu Zeilen Ihres Ehepartners legen wir erst eine Aufgabe an, wenn er selbst eingewilligt hat.

Sieben Tage nachdem wir eine Aufgabe angelegt haben, erinnern wir einmal per E-Mail, wenn die Unterlage dann noch fehlt. Geht eine erledigte Aufgabe wieder auf, zählen die sieben Tage neu. Am selben Tag geht höchstens eine E-Mail. Nachdem Sie den Auftrag an die Kanzlei abgegeben oder den eigenen Weg bestellt haben, erinnern wir nicht mehr.

Die E-Mail geht an den Benutzer, der für die erste Person in die Verarbeitung eingewilligt hat, nicht an die Adresse des Kontos. Sie nennt nur das Steuerjahr und die Zahl der fehlenden Unterlagen und den Weg zu DOK24, keinen Namen einer Unterlage und keine Frist. Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Strecke (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Vorlage, wenn Sie selbst senden

Wählen Sie auf Schritt 5 „Ich sende selbst, DOK24 bereitet die Werte vor“, erstellen wir aus Ihren Antworten, Ihren Angaben und den Beträgen Ihrer Belege eine Vorlage für ELSTER. Sie entsteht nach einer festen Zuordnung, die für alle Kunden gleich ist. Dafür schicken wir nichts an einen weiteren Dienst.

Die Vorlage sehen nur Sie und bei einer gemeinsamen Erklärung Ihr Ehepartner, erst nachdem er selbst eingewilligt hat. Auf diesem Weg geben wir nichts an die Kanzlei weiter.

Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Strecke (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die besonders geschützten Angaben Ihre Einwilligung von Schritt 1 (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Weitergabe an die Kanzlei

Wählen Sie auf Schritt 5 den Weg über die Kanzlei und geben den Auftrag ab, stellen wir das Übergabepaket zusammen: ein Übergabeblatt mit Ihren Antworten und Angaben, der Unterlagenliste mit Stand und Vermerken, den Summen mit ihren Fundstellen und Ihren Erklärungen, dahinter die Belege selbst.

An die Kanzlei geht es erst, wenn Sie in die Weitergabe eingewilligt haben, bei einer gemeinsamen Erklärung beide Ehepartner. Rechtsgrundlage ist diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Was Sie später zu diesem Jahr für die Kanzlei hochladen, geben wir auf derselben Grundlage weiter.

Mit der Übergabe ist die Kanzlei für die Daten bei ihr selbst verantwortlich. Sie verarbeitet sie auf Grund ihres Mandats und ohne Weisung von uns. Für sie gilt ihre eigene Datenschutzerklärung.

Wir halten fest, wann das Paket entstanden ist, eine Prüfsumme der Datei und die Übersicht des Übergabeblatts im Wortlaut. So lässt sich später zeigen, was die Kanzlei bekommen hat.

Die Einwilligung in die Weitergabe können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, in Schritt 6 oder mit einer Nachricht an info@nebo-eg.de oder an die Kanzlei. Was schon übergeben ist, bleibt bei der Kanzlei.

Rückfragen und Dokumente der Kanzlei

Mit Ihrer Einwilligung auf Schritt 5 stellt die Kanzlei Ihnen Rückfragen und ihre Dokumente über DOK24 zu. Wir zeigen sie Ihnen unverändert in Schritt 6, legen die Dokumente in Ihrer Ablage ab und erfahren dabei, was darin steht. Ihre Antworten auf Rückfragen geben wir an die Kanzlei weiter. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Widerruf der Einwilligung von Schritt 1

Ihre Einwilligung von Schritt 1 können Sie jederzeit widerrufen, auf Schritt 1 mit „Einwilligung widerrufen“ oder mit einer Nachricht an info@nebo-eg.de. Der Widerruf gilt ab dann. Was bis dahin verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig verarbeitet (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerrufen Sie, bevor Sie den Auftrag an die Kanzlei abgegeben oder den eigenen Weg bestellt haben, löschen wir die Steuererklärung dieses Jahres ganz: Antworten, Angaben, Vermerke, Zuordnungen, Beträge, Vorschläge, Aufgaben und Rückfragen. Ihre Ablage bleibt, wie sie ist.

Widerrufen Sie danach, löschen wir Antworten, Angaben, Vermerke, Zuordnungen, Beträge, Vorschläge und Aufgaben. Es bleiben der Stand Ihres Auftrags, Ihre Erklärungen, die Rückfragen der Kanzlei und der Nachweis der Übergabe: wann wir das Paket erstellt haben und seine Prüfsumme. Den Inhalt der Übersicht löschen wir. Hatten wir Ihre Unterlagen der Kanzlei schon übergeben, unterrichten wir sie über Ihren Widerruf; was sie bekommen hat, liegt bei ihr. Haben Sie den eigenen Weg bestellt, löschen wir mit dem Widerruf auch Ihre Vorlage.

Widerruft Ihr Ehepartner, löschen wir seine Antworten zu Gesundheit, Religion, Gewerkschaft und Parteien, seine Angaben und Vermerke, die Zuordnungen seiner Belege, seine Aufgaben und die Vorschläge, die ihn betreffen oder aus seiner Ablage stammen. Die Steuererklärung der ersten Person läuft weiter.

Nachweis der Einwilligung

Bevor wir nach einem Widerruf löschen, halten wir fest, dass eine Einwilligung bestand: für welches Konto, welchen Bereich und welches Jahr, für welche Person und welchen Benutzer, mit welchem Textstand, wann sie erteilt und wann sie widerrufen wurde und ob die Person selbst widerrufen hat oder die Steuererklärung mit dem Widerruf der ersten Person endete. Antworten, Angaben und Unterlagen stehen darin nicht. Der Eintrag bleibt, auch wenn die Steuererklärung gelöscht ist.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, nachweisen zu können, dass die Verarbeitung bis zum Widerruf auf Ihrer Einwilligung beruhte (Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Wir löschen den Eintrag drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem Sie widerrufen haben.

Speicherdauer

Die Daten der Steuererklärung, auch die Vorlage, speichern wir, bis Sie die Einwilligung von Schritt 1 widerrufen oder den Bereich oder Ihr Konto löschen. Ist Ihre Steuererklärung abgeschlossen, löschen wir Antworten, Angaben, Zuordnungen, Summen und die Vorlage am Ende des darauffolgenden Jahres. Hatten Sie den Weg über die Kanzlei gewählt, bleibt der Nachweis der Übergabe ohne Inhalt. Ihre Rechte nach Abschnitt 9 gelten auch hier. Für die Daten bei der Kanzlei wenden Sie sich an die Kanzlei.

7. Hinweis zum optionalen Telegram-Kanal

Belege können optional per Telegram-Bot eingereicht werden. Dabei werden die Dateien über die Server von Telegram (außerhalb der EU) übertragen. Für Telegram steht kein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung. Die Nutzung dieses Kanals ist freiwillig und erfolgt nur auf ausdrückliche Veranlassung des Kunden. Für eine durchgehend EU-seitig abgesicherte Übermittlung empfehlen wir den E-Mail-Eingang oder den direkten Upload im Dashboard.

8. Speicherdauer

Dokumente und Metadaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende bzw. auf Weisung des Kunden gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt. Kunden können ihre Daten jederzeit selbst exportieren und ihr Konto samt aller Daten löschen (siehe „Konto & Daten" im Dashboard).

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Betrifft Ihre Anfrage Inhalte hochgeladener Dokumente, für die ein Kunde Verantwortlicher ist, leiten wir Sie an den jeweils Verantwortlichen weiter. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@nebo-eg.de.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

11. Cookies

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